○公立甲賀病院組合文書取扱規程

平成26年6月12日

訓令第9号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 収受及び配布(第7条―第9条)

第3章 処理(第10条・第11条)

第4章 形式(第12条―第19条)

第5章 発送(第20条―第26条)

第6章 掲示(第27条―第31条)

第7章 整理、保管、保存及び廃棄(第32条―第45条)

第8章 点検及び調査(第46条)

第9章 補則(第47条)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、公立甲賀病院組合(以下「病院組合」という。)における文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事務は適正かつ迅速に処理しなければならない。

2 文書は公甲賀病院組合情報公開条例(平成19年公立甲賀病院組合条例第4号)の目的に従い、適切に管理されなければならない。

3 文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

(定義)

第3条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるものとする。

(1) 病院組合各施設 病院組合事務局、病院組合居宅介護支援事業所、病院組合居宅サービス事業所、公立甲賀病院及び甲賀看護専門学校をいう。

(2) 事務局 病院組合総務課

(3) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録をいう。

(4) 電磁的記録 電子式方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。

(5) 課等 第1号に掲げる病院組合各施設の科、室、センター、事業所、ステーション及び課をいう。

(6) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。

(7) 課長補佐等 前号に規定する課等の長を補佐する職にある者をいう。

(8) 主管課 当該文書に係る事案を所掌する課等をいう。

(9) 文書主管課 第1号に掲げる病院組合各施設の文書、物品を担当する課等をいう。

(10) 保管 文書を主管課の執務室内に収納し、当該主管課が管理することをいう。

(11) 保存 文書を主管課の執務室内又は書庫に保存しておくことをいう。

(12) 保存年数 文書を主管課の執務室内又は書庫に保存しておく期間をいう。

(13) ファイリング・システム 体系的に文書の保管、保存及び管理する方法をいう。

(病院組合総務課長の責務)

第4条 病院組合総務課長は、事務処理が適正かつ円滑に運用されるよう、必要な調査を行い、指導及び改善に努めなければならない。

(主管課長の責務)

第5条 主管課長は、常に課における職員をして事務処理を習熟させ、事務が適正かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の円滑な運用に努めなければならない。

(文書取扱主任者)

第6条 主管課におけるファイリング・システムの維持管理と推進を目的として、主管課に文書取扱主任者を置く。

2 文書取扱主任者は、課長補佐等から当該主管課長が選任するものとする。

3 文書取扱主任者は、次に掲げる事項を処理するものとする。

(1) 所管する事務に係る法令の調査及び解釈に関すること。

(2) 収受文書及び起案文書の審査に関すること。

(3) 課内の電磁的記録の収受及び処理に関すること。

(4) 課内の文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 課内におけるファイリング・システムの推進に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

第2章 収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第7条 病院組合各施設に送達された文書は、すべて文書主管課において収受し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 普通文書は主管課の区分棚に配布し、主管課の担当者は、配布された文書を開封し、右下余白又は余白部分に受付印(様式第1号)を押し、文書収受簿(様式第2号)に記載する。ただし、次に掲げるものは、文書収受簿への記載を省略することができる。

 請求書、領収書、見積書及び送状

 入院患者に対するもの

 照復を要しないと認めるもの

 からまでに掲げるもののほか、軽易な文書であって、照復の必要がないと認めるもの

(2) 親展文書及び秘文書は、封かんのまま封皮に受付印を押し、親展文書受付簿(様式第3号)に記載し、それぞれあて名者に配布し受領印を徴する。病院組合管理者あてのものは事務部長を経て回付する。閲了後の親展文書及び秘文書は、文書主管課で前号の手続をしなければならない。

(3) 現金又は金券及び有価証券等は、金券受付簿(様式第4号)に記載し、病院組合各施設における経理を担当する所属(以下「経理等担当所属」という。)を経て企業出納員に配付し、受領印を徴する。

(4) 窓口収納の現金は、収入調書を添え、経理等担当所属を経て企業出納員に配付するものとする。

(5) 書留、配達証明等は、特殊郵便物受付簿(様式第5号)に記載し、関係の所属又はあて名の者に配付し、受領印を徴する。

(6) 官報、公報等に病院組合に直接関係がある記事のあるときは、関係する病院組合各施設に回覧した上保管するものとする。ただし、定期刊行物又は軽易な文書は、受付印を押し、適宜処理するものとする。

(7) 異議申立書その他の文書で収受の日時が権利の得喪又はその変更に関係を有するものは、受付印の外に収受の時刻を記載し、かつ、その封皮を添付しておかなければならない。

(送別未納等の取扱い)

第8条 送達された郵便物等の料金が未納又は不足の場合においては、病院組合総務課長が必要と認める場合に限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

2 前項の規定により処理した場合は、未納料金(繰替)支払簿(様式第6号)に記載し、文書主管課に連絡するものとする。

(電磁的記録の収受)

第9条 電磁的記録を受けたときは、電子媒体又は出力により紙に記録したものを主管課に引き継がなければならない。

2 主管課における外部からの電磁的記録の収受については、主管課長又は文書取扱主任者を電磁的記録の担当者と定め、その収受が通信回線を利用したものについては1日2回以上確認するものとする。

3 電磁的記録は、出力により紙に記録し、第7条の規定により、収受の処理をするものとする。

4 電磁的記録に電子署名が付与されている場合は、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 電磁的記録の電子署名を検証すること。

(2) 電磁的記録の形式を確認し、当該電磁的記録を速やかに紙に出力し、当該電磁的記録の余白に「電子署名文書」印(様式第7号)を押すこと。

(3) 前号の規定により処理した電磁的記録のうち、他の課に属する電磁的記録については、直ちに、主管課が明らかなときは主管課に、主管課が明らかでないときは総務課に、当該電磁的記録をメール等で送付するとともに、前号の規定により押印した文書を送付すること。

(4) 電磁的記録については、必要に応じてメールで送付する等の方法により、当該電磁的記録の担当者に配布すること。

第3章 処理

(処理の方針)

第10条 主管課長は、回付された文書を閲覧し、必要があるものについては、指示、意見、処理、合議の必要の有無等を示して、課長補佐等、主管係長及び担当者に回付する。

2 前項の手続きを経た場合において、主管課長は、閲覧区分者まで速やかに回付するものとする。

3 回付終了後、処理に起案を要するものについては、速やかに起案しなければならない。

第11条 文書主管課を経ないで直接主管課に送達収受した文書は、直ちに文書主管課に回付し、収受の手続を経なければならない。

第4章 形式

(文書の起案)

第12条 文書の起案は、回議書(様式第8号様式第9号様式第10号)を用いなければならない。ただし、軽易なもの及び閲覧に止めるもので決裁区分、公開の予備的判断、保存年数、取扱区分等一定の様式を備えたものについては、回議書に代えて用いることができる。

2 起案文書は、平易かつ簡潔に記載しなければならない。

3 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

4 起案者は、回議書に決裁区分、起案年月日、施行年月日、保存年数、起案者名及び標題を記載しなければならない。ただし、発送文書の起案の場合は発番号及び発送者を所定の欄に記載しなければならない。

5 起案文書の施行に際し、緊急を要する場合、第22条第2項に規定する公印を省略する場合、又は機密事項に属する場合については、その旨を明示しなければならない。

(起案文書の回議及び決裁)

第13条 起案文書はその決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。

2 特に急を要する起案文書は起案者が自ら携行しなければならない。

3 主管課長は、起案文書を回議するに際し、公立甲賀病院情報公開条例の規定に基づく公開の予備的判断を行い、判断に伴う所要事項を記載しなければならない。

(緊急事案の手続)

第14条 緊急処分の必要がある事案で、所定の手続をする暇がないときは、上司の指揮を受け、便宜決定することができる。

2 前項の処置をしたときは、施行後直ちに所定の手続きを取らなければならない。

(合議)

第15条 主管課以外の課に関係を有する事案については、関係課等に合議するものとする。

2 前項の合議は、主管課長の決裁を受けた後に関係課長等にするものとする。

3 関係課長等は、合議を受けたときは、合意又は不合意を速やかに決定するとともに、異議があるときは、主管課長と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(事務局の合議)

第16条 次に掲げる事案は、事務局に合議しなければならない。

(1) 異議の申立て、訴願、訴訟、和解、あっせん、調停、仲裁、不服申立て等に関する事案

(2) 法令の解釈及び適用に関する事案

(3) 財政負担の伴う事業の執行に関する事案

(文書の審査)

第17条 次に掲げる文書は、事務局の審査を受けなければならない。

(1) 告示及び公告に関する事案

(2) 議会に提案するべき事案

(3) 条例、規則、訓令その他規程の制定又は改廃に関する事案

(4) 法令、例規などの解釈又は適用の方法などに関する事案

(5) 請願書、陳情書、重要な申請書及びこれらに類すると思われる事案

(6) 前号以外のもので、病院組合に影響を及ぼす事案又はこれらに類すると思われる事案

(回議案の廃案の場合の処理)

第18条 回議案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、回議書を発議した所属は合議を受けた所属にその旨を通知しなければならない。

(文書の浄書)

第19条 決裁された文書は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書、校合を行わなければならない。

第5章 発送

(文書の記号、番号及び日付)

第20条 文書には次に定めるところにより、記号及び番号を付け、かつ、文書施行の日付を記載しなければならない。

(1) 条例には条例公布簿(様式第11号)、規則には規則公布簿(様式第11号に準ずる。)により公布の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に公立甲賀病院組合条例又は公立甲賀病院組合規則の文字を冠しなければならない。

(2) 訓令には、訓令公布簿(様式第11号に準ずる。)、告示には、告示番号簿(様式第12号)制定の順序により番号を付さなければならない。この場合においては番号に公立甲賀病院組合訓令又は公立甲賀病院組合告示の文字を冠しなければならない。

(3) 公告には番号をつけない。

(4) 議案には議案簿(様式第13号)により提出の順序による番号を付けなければならない。この場合においては、番号に議案の文字を冠さなければならない。

(5) 達又は指令には、達・指令簿(様式第12号に準ずる。)により令達の順序により番号を付さなければならない。この場合においては、公立甲賀病院組合の文字を冠しなければならない。

(6) 一般文書には、「甲病」の次に主管課名の頭文字を、頭文字が同じ主管課においては2文字目を、2文字目も同じ場合は3文字目を冠し、文書発送簿(様式第14号)により発生の順序による番号を付けなければならない。ただし、病院組合総務課においては「甲病組総」を、病院組合会計課においては「甲病組会」を冠する。

2 前項に掲げる番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終了するものとする。ただし、第6号に掲げる番号は、毎年4月1日から始め、翌年3月31日に終了するものとする。

(文書の発信者名等)

第21条 文書の発信者名は、管理者名をもってしなければならない。ただし、文書の性質又は内容により決裁権者の職氏名を用いることができる。

2 文書には、照会等の便宜に資するため、当該文書に担当者の病院組合施設名、課名、係名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

3 病院組合施設あての文書は、役職名を用い、氏名を省略することができる。

(公印の押印等)

第22条 発送する文書には公立甲賀病院組合公印規定(平成8年甲賀郡国民健康保険病院組合訓令第2号)の規定による公印手続きにより公印を押印し、特別の定めのあるもの及び重要なものについては契印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 通知、照会等に係る文書で軽易なもの

(2) 送付状

(3) 前各号に掲げるもののほか、軽易な文書として病院組合総務課長が認めたもの

3 前項の規定により公印を省略しようとするときは、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該記載をしないことができる。

第23条 公印は、常に堅ろうな容器に納め、施錠し、その取扱いを厳正に管理しなければならない。

(文書の発送)

第24条 文書の発送は、文書主管課において行わなければならない。ただし、主管課等において直接発送する必要がある場合は、この限りでない。

2 文書を発送するときは、回議書に施行及び発送年月日を記入しなければならない。

3 文書の発送において郵便切手等が必要な場合は郵便切手受払簿(様式第15号)に記載し、切手等の支出を明らかにする。

4 特別の取扱いを要するものには、その種別を「重要」、「秘」、「親展」、「至急」、「速達」、「書留」、「何々同封」等を封皮の表部に表示する。

(勤務時間外の文書の取扱い)

第25条 勤務時間外又は休日において発送を要する文書は、回議書を発議した主管課において発送しなければならない。

2 回議書を発議した主管課において発送した文書は、その翌日文書等担当所属長に引き継がなければならない。

(発信)

第26条 通信回線を利用して電磁的記録を送信する場合は、主管課の電磁的記録の担当者が発信するものとする。

2 前項の規定により発信された文書は、その発信をもって発送された文書とみなす。

第6章 掲示

(掲示事項)

第27条 公立甲賀病院組合公告式条例(昭和35年甲賀郡国民健康保険病院組合条例第3号)の定める掲示場に掲示する事項は、次のとおりとする。

(1) 条例、規則、告示及び公告

(2) 前号に掲げるものを除くほか、一般に周知させることを適当とするもの

(掲示期間)

第28条 掲示期間は10日間とする。

(回議書の提出)

第29条 掲示場に掲示しようとするときは、掲示の前3日までに回議書に掲示する文書の必要枚数を添え事務局に提出しなければならない。

(掲示手順)

第30条 回議書を発議した主管課において、種別ごとに掲示事項の原本を作成しなければならない。

(回議書の返却)

第31条 掲示場に掲示された事項に係る回議書は、当該回議書に公布又は令達の番号及び掲示年月日を記入し、発議の主管課長に返却するものとする。

第7章 整理、保管、保存及び廃棄

(文書の管理)

第32条 文書の管理はファイリング・システムにより管理するものとする。

(文書の所在把握)

第33条 主管課長は、主管課で収受し、又は発生した文書の所在を常に把握しておかなければならない。

(保存年数)

第34条 文書の保存年数は、永年、20年、10年、5年、3年又は1年とする。

2 法令その他別段の定めがあるもののほか、文書の保存年数は、別表第1に基づくものとする。

(文書の種別)

第35条 文書の種別のため、大分類、中分類、小分類及びファイルコードを設けるものとする。

2 大分類、中分類及び小分類は別表第2の文書管理基準表に基づくものとする。

3 ファイルコードは、別表第2の文書管理基準表に基づくものとする。

(文書の整理)

第36条 文書は、分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

2 文書の管理は、個別フォルダーとボックスを使用するものとする。ただし、個別フォルダー及びボックスにより保管することが不適当なものについては、この限りでない。

3 個別フォルダーの使用に当たっては、ファイルタイトル(文書件名)、保存年数、主管課名、文書分類コードその他所要事項を記載しなければならない。

(文書の保管)

第37条 文書の保管は、主管課において行い、原則として会計年度ごとに行うものとする。ただし、会計年度ごとにより難い場合は、案件ごと又は累積で保管することができる。

2 文書が、主管課の文書の所在を明示するために、文書ファイル管理簿(様式第17号)に登録するものとする。

(保管期間等)

第38条 主管課で収受し、又は発生した文書は、当該文書を収受した日又は当該文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度末まで主管課で保管するものとする。

2 文書の保存期間の起算日は、文書を収受した日又は文書が発生した日の属する会計年度の翌会計年度の初日とする。

3 前項の規定にかかわらず、暦年で区分して保管する文書の保存期間の起算日は、当該文書を収受した日又は当該文書が発生した日の属する年の翌年の初日とする。

(保管期間を経過した文書等の取り扱い)

第39条 文書取扱主任者は、保管期間を経過した文書については、文書保存箱に収納しなければならない。

2 文書保存箱には、廃棄の年月日を一にする文書を主管課単位で収納するものとする。

(保存文書の借覧)

第40条 保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿(様式第16号)に必要な事項を記載し、記名押印して文書主管課長の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、文書主管課長の承認を受け期間を延長することができる。

3 借覧した文書は、汚損し、若しくは抜き取り、又は他に転貸してはならない。

(外部持出の制限)

第41条 借覧した文書は、病院組合施設外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由により文書主管課長の許可を得たときは、この限りでない。

(廃棄処分)

第42条 保存文書の保存年数が経過したときは、病院組合総務課長が主管課長と協議の上、保存文書の廃棄を決定し、主管課長による確認のもとに廃棄処分を実施するものとする。

2 前項にかかわらず、病院組合総務課長が病院組合上歴史的な資料と認めるものについては、この限りでない。

(保存期間の延長)

第43条 主管課長は、保存期間が経過した後も引き続き保存文書を保存する必要があると認めるときは、保存期間の延長を病院組合総務課長に申請し、保存文書の保存期間の延長をすることができる。

(書庫管理)

第44条 書庫は、文書主管課長が管理する。

2 書庫は、常に清潔にし、書庫内では喫煙その他一切の火気の使用をしてはならない。

(出先機関における保存文書の管理)

第45条 出先機関の長は、保存文書を当該出先機関において、適正に保存しなければならない。

第8章 点検及び調査

(病院組合全所属におけるファイリング・システムの点検及び調査)

第46条 病院組合全所属におけるファイリング・システムの点検及び調査は、管理者が別に指名するものが当たるものとする。

第9章 補則

第47条 この規程に定めるもののほか、文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この規程は、平成26年7月1日から施行する。

別表第1(第34条関係)

文書保存期間に関する基準

永年保存

1 条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

2 病院組合議会の会議録及び議決書

3 事業計画及びその実施に関する重要な文書

4 病院組合史その他重要となる文書

5 病院組合の告示、公示、公告、指令及び通達に関する文書

6 重要な組合有財産の取得、処分及び隣地境界等に関する文書

7 職員の履歴書及び任免に関する文書

8 法律関係が10年を超える許可、認可、承認、指定、届出、免許及び契約等に関する文書

9 病院組合施設の竣工図及び消防届出書

10 訴訟、不服申立て等に関する重要な文書

11 公印台帳

12 特に重要な原簿、台帳その他これに属する文書

13 重要な表彰、叙位叙勲及び褒章に関する文書並びに表彰録及び被表彰録

14 重要な儀式又は式典に関する文書

15 病院組合管理者の事務引継書

16 歳入、歳出、予算及び決算書

17 会計簿冊

18 病院組合債に関する文書

19 繰入金に関する文書

20 重要な補助金に関する文書

21 告示通達に関する文書

22 重要な契約に関する文書

23 その他永年保存の必要があると認める文書

20年保存

1 指導要録の原本及びその写しのうち、入学、卒業等の学籍に関する記録

2 特定生物由来製品に関する文書

3 その他20年保存の必要があると認められる文書

10年保存

1 比較的重要な原稿、台帳その他これに類する文書

2 決算を終わった他証拠書類

3 法律関係が5年を超える許可、認可、承認、指定、届出、免許及び契約等に関する文書

4 補助金及び交付金に関する文書

5 寄附又は贈与の受納に関する文書

6 表彰に関する文書

7 統計、調査に関する文書で重要なもの

8 その他10年保存の必要があると認める文書

5年保存

1 請願、要望等に関する文書

2 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書

3 法律関係が3年を超える許可、認可、承認、指定、届出、免許及び契約等に関する文書

4 統計、調査に関する文書

5 出勤簿、時間外勤務命令書等職員の勤務実態を証するもの

6 各種日誌

7 会計管理者、事務局長、部長級の事務引継書

8 診療体制に関する文書

9 その他5年の保存が必要と認められる書類

3年保存

1 照会、回答等で重要な文書

2 法律関係が1年を超える許可、認可、承認、指定、届出、免許及び契約等に関する文書

3 文書の収受及び発送に関する文書

4 課長級の事務引継書

5 その他1年を超えて保存が必要と認められる書類

1年保存

1 軽易な照会、回答に関する文書

2 病院組合内の軽易な往復文書

別表第2(第35条関係)

文書管理基準表

大分類

中分類

小分類

保存年限

病院組合に関する事項

001

事業計画及び実施に関する事項

01

事業計画

事業実施

01

病院組合事業に係る基本方針及び基本計画の策定及び実施に関する重要な文書

永年

002

例規に関する事項

01

規約の制定、改廃

01

規約の制定、改廃に関する文書

永年

02

条例の制定、改廃

01

条例の制定、改廃に関する文書

永年

03

規則の制定、改廃

01

規則の制定、改廃に関する文書

永年

04

訓令の制定、改廃

01

訓令の制定、改廃に関する文書

永年

05

要綱・要領の制定、改廃

01

要綱・要領の制定、改廃に関する文書

永年

003

病院組合史に関する事項

01

病院組合史

01

病院組合の沿革及び病院組合史の資料となる重要な文書

永年

004

病院組合議会に関する事項

01

議会

01

議決結果に関する文書

永年

02

会議録に関する文書

永年

03

議員に関する文書

永年

04

その他議会に関する文書

永年

02

全員協議会

01

会議録に関する文書

永年

02

その他全員協議会に関する文書

永年

005

公告式に関する事項

01

告示の制定

01

告示の制定に関する文書

永年

02

公示の制定

01

公示の制定に関する文書

永年

03

公告の制定

01

公告の制定に関する文書

永年

04

公表の制定

01

公表の制定に関する文書

永年

05

公布の制定

01

公布の制定に関する文書

永年

診療に関する事項

006

診療に関する免許・許認可申請に関する事項

01

免許・許認可申請

01

免許申請に関する文書

永年

02

許可申請に関する文書

永年

03

認可申請に関する文書

永年

007

診療体制に関する事項

01

診療体制整備に関する届出・報告

01

国・県・市への届出・報告に関する文書

5年

02

その他の機関への届出・報告に関する文書

5年

02

診療体制整備に関する通知等受領

01

国・県・市からの通知文書

5年

02

その他の機関からの通知等文書

5年

03

医療関連情報文書

5年

03

立入検査・実地指導等

01

病院立入検査・実地指導に関する文書

5年

02

その他検査・指導に関する文書

5年

04

診療

01

診療録

永年

05

看護管理

01

看護基準に関する文書

5年

02

看護手順に関する文書

5年

03

外来管理に関する文書

5年

04

病棟管理に関する文書

5年

05

手術管理に関する文書

5年

06

勤務体制に関する文書

5年

06

臨床検査管理

01

検査記録に関する文書

5年

02

精度管理に関する文書

5年

03

検査結果に関する文書

5年

07

放射線管理

01

撮影に関する文書

5年

02

放射線管理に関する文書

5年

03

調査報告に関する文書

5年

04

記録に関する文書

5年

08

リハビリテーション管理

01

理学療法、作業療法、言語聴覚療法に関する文書

5年

02

記録に関する文書

5年

09

薬剤管理

01

処方箋

3年

02

特定生物由来製品に関する文書

20年

03

治験に関する文書

20年

04

薬品管理に関する文書

5年

10

食事療養

01

栄養管理に関する文書

5年

02

給食の提供に関する文書

5年

03

衛生管理に関する文書

5年

04

報告に関する文書

5年

11

医療安全管理対策

01

医療安全対策に関する文書

5年

12

院内感染対策

01

院内感染対策に関する文書

5年

13

健診

01

健診に関する文書

5年

14

医事

01

診療報酬に関する文書

5年

02

その他医事業務に関する文書

5年

15

病院機能評価

01

病院機能評価に関する文書

5年

008

患者支援に関すること

01

患者相談

01

患者相談に関する文書

5年

02

不在者投票

01

不在者投票に関する文書

5年

03

患者レクリエーション

01

院内行事に関する文書

5年

04

患者会

01

患者会に関する文書

5年

009

関係団体支援・協力に関すること

01

研修・実習受入

01

研修医に関する文書

5年

02

研修・実習生受入に関する文書

5年

02

職員派遣

01

職員派遣に関する文書

5年

03

関係団体との連携・協力

01

国民健康保険診療施設協議会に関する文書

5年

02

自治体病院協議会に関する文書

5年

03

医師会に関する文書

5年

04

看護協会に関する文書

5年

05

病院協会に関する文書

5年

06

その他関係団体に関する文書

5年

儀式、栄典、表彰等に関する事項

010

儀式又は式典に関する事項

01

儀式又は式典の実施

01

重要な儀式又は式典の立案及び実施に関する文書

永年

02

定例の儀式又は式典の立案及び実施に関する文書

5年

011

栄典に関する事項

01

栄典の授与

01

叙位叙勲、褒章及び重要な表彰に関する文書(栄典の授与及び伝達文書)

永年

012

国・県等の表彰に関する事項

01

表彰の授与

01

表彰の授与に関する文書

10年

013

病院組合による表彰に関する事項

01

表彰の授与

01

表彰の授与に関する文書

10年

014

表彰録等に関する事項

01

表彰録に関する事項

01

全ての表彰録、被表彰録

永年

個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯に関する事項

015

応訴に関する事項

01

応訴

01

訴訟の提起、応訴の方針、訴訟における主張、立証、判決・和解等に関する文書

永年

016

訴訟の提起に関する事項

01

訴訟の提起

01

出訴の方針、訴訟の提起、主張、立証、判決・和解等に関する文書

永年

文書及び公印の管理に関する事項

017

文書ファイルの管理に関する事項

01

文書ファイルの管理

01

文書ファイルの管理に関する文書

制度廃止に係る特定日以後5年

取得した文書の管理に関する事項

01

取得した文書の管理

01

取得した文書の管理に関する文書

3年

公印の管理等に関する事項

01

公印の管理等

01

公印の管理等に関する文書

永年

研修会、連絡会議その他会議に関する事項

018

病院組合又は病院が主催する研修会等に関する事項

01

研修会等に関する事項

01

研修会等の開催及び開催結果等に関する文書

3年

019

他団体(国・都道府県、市町村、その他の団体)が主催する研修会等への出席に関する事項

01

他団体(国、都道府県県、市町村、その他の団体)が主催する研修会等への出席

01

開催、出欠及び開催結果等に関する文書

5年

情報公開及び個人情報保護に関する事項

020

文書の開示請求に対する決定及びその経緯

01

開示請求受付及び開示決定

01

文書開示請求及び開示決定等に係る文書

5年

021

個人情報の開示請求に対する決定及びその経緯に関する事項

01

開示請求受付及び開示決定

01

自己情報開示請求及び開示決定等に係る文書

5年

委員会、審議会、協議会、会議等(外部委員で構成されるものを含む。)の設置、議事の決定又は了解及びその経緯

022

外部委員を含む委員で構成される委員会、審議会、協議会その他会議の設置、諮問事項に関する決定又は了解及びその経緯に関する事項

01

委員会等の設置、委員の選考、会議の開催、議事録等

01

委員会等の設置、委員の委嘱、会議の開催、議事及び議事録等に関する文書

10年

023

職員のみで構成される会議の決定又は了解及びその経緯に関する事項

01

会議の開催

01

会議の開催、議事及び議事録に関する文書

5年

組織、人事、内部管理等に関する事項


024

組織又は定数に関する事項

01

組織編成及び定数配置方針

01

組織改正及び定数配置に関する文書

5年

025

職員等の採用計画の策定及び決定に関する事項

01

採用計画に向けた協議、採用計画の決定

01

職員の採用計画策定に向けた協議及び採用計画決定に関する文書

3年

02

非常勤嘱託職員の採用計画策定に向けた協議及び採用計画決定に関する文書

1年

03

臨時職員の採用計画策定に向けた協議及び採用決定に関する文書

1年

026

職員等の採用に関する事務

01

職員の選考、採用

01

職員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書

永年

02

非常勤嘱託員の選考、採用

01

非常勤嘱託員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書

1年

03

臨時職員の選考、採用

01

臨時職員の選考試験の実施、結果及び採用決定に関する文書

1年

027

職員等の任免に関する事項

01

特別職の任免

01

特別職の任免に関する文書

永年

02

職員の任免

01

職員の任免に関する文書

永年

03

非常勤嘱託員の任免

01

非常勤嘱託員の任免に関する文書

永年

04

臨時職員の任免

01

臨時職員の任免に関する文書

永年

05

昇任、降任

01

職員の昇任、降任に関する文書

永年

06

配置及び配置換え

01

職員の配置及び配置換えに関する文書(人事異動に関する文書)

永年

07

職員の派遣

01

職員の派遣に関する文書

永年

08

職員の履歴

01

職員の履歴に関する文書

永年

09

非常勤職員の履歴

01

非常勤職員の履歴に関する文書

永年

028

再任用に関する事項

01

再任用の協議

01

再任用の協議、検討に関する文書

3年

029

勧奨退職に関する事項

01

勧奨退職の協議

01

勧奨退職の協議、検討に関する文書

3年

030

退職に関する事項

01

退職に関する業務

01

退職に関する文書

永年

031

人事評価及び人事異動に関する事項

01

人事評価

01

人事評価に関する文書

永年

02

人事異動

01

人事異動に関する文書

永年

032

職員の懲戒又は分限に関する事項

01

研修又は指導

01

研修又は指導に関する文書

永年

02

懲戒又は分限の検討、決定

01

懲戒又は分限の検討、決定に関する文書

永年

033

職員の法令遵守に関する事項

01

法令遵守の指導等

01

職員の綱紀粛正に関する文書

3年

034

証明書、身分証明書等の交付に関する事項

01

証明書、身分証等の交付

01

証明書、身分証等の交付に関する決裁文書

5年

035

職員の給与に関する事項

01

給与

01

給与支払銀行の指定等に関する文書

3年

02

手当に関すること

01

諸手当の認定に関する文書

3年

036

職員の給料、手当等に関する事項

01

給与改定

01

給与改定に関する文書

永年

02

給料

01

初任給決定に関する文書

永年

02

昇給及び昇格に関する文書

永年

03

復職時調整に関する文書

永年

04

給料表異動に関する文書

永年

05

給料の調整額に関する文書

永年

06

給料の支給に関する文書(賃金台帳等)

永年

03

諸手当

01

諸手当の運用に関する文書

5年

02

諸手当の支給に関する文書

5年

04

退職手当

01

退職手当に関する文書

5年

05

旅費

01

旅費に関する文書

5年

06

報酬等

01

報酬等に関する文書

5年

07

給与の公表

01

給与の公表に関する文書

永年

037

臨時職員、非常勤職員の賃金、手当等に関する文書

01

賃金

01

賃金の支給に関する文書

永年

02

賃金支払銀行の指定等に関する文書

3年

02

諸手当

01

諸手当の支給に関する文書

3年

038

職員の勤務実績報告に関する文書

01

勤務実績報告

01

勤務実績報告に関する文書

5年

02

出勤簿

5年

03

時間外命令簿

5年

039

職員の法定調書に関する事項

01

法定調書

01

源泉徴収に関する文書

7年

02

給与支払報告書

7年

040

職員の公務災害に関する事項

01

認定請求

01

認定請求に関する文書

5年

02

各種補償請求

01

各種補償請求に関する文書

5年

03

各種福祉事業申請

01

各種福祉事業申請に関する文書

5年

041

職員の公務災害負担金に関する事項

01

負担金

01

負担金に関する文書

5年

042

非常勤職員の公務災害に関する事項

01

認定請求

01

認定請求に関する事項

5年

02

各種補償請求

01

各種補償請求に関する文書

5年

03

損害賠償保険

01

ボランティア保険に関する文書

5年

043

職員の交通事故処理に関する事項

01

交通事故の届出の受付

01

交通事故の発生に関する文書

5年

02

方針の決定

01

方針案の決定に関する文書

5年

03

示談に関する業務

01

示談に関する文書

5年

04

物品の修繕

01

物品の修繕に関する文書

5年

044

職員の服務に関する事項

01

職務専念義務の免除

01

職務専念義務の免除に関する文書

3年

02

各種休暇

01

各種休暇に関する文書

3年

03

週休日の振替

01

週休日の振替に関する文書

3年

04

休日の代休指定

01

代休に関する文書

3年

05

各種休業

01

各種休業に関する文書

3年

045

職員の研修計画に関する事項

01

研修計画及び実施

01

研修計画の立案及び研修実施に関する文書

5年

046

職員の福利厚生に関する事項

01

共済組合に関する業務

01

共済組合に関する文書

5年

02

互助会に関する業務

01

互助会に関する文書

5年

047

職員の健康管理に関する事項

01

健康障害防止

01

健康障害防止に関する文書

3年

02

健康診断、各種検査等に関する業務

01

健康診断(電離放射線健康診断を除く)、事後指導、各種検査に関する文書

3年

02

電離放射線健康診断に関する文書

永年

03

健康相談等に関する業務

01

健康相談、ストレス相談に関する文書

3年

048

職員の安全衛生管理計画の制定又は改廃に関する事項

01

安全衛生管理計画の制定又は改廃

01

計画の立案に関する文書

10年

02

計画の制定又は改廃に関する文書

10年

049

職員の安全衛生管理の実施に関する事項

01

安全衛生の推進

01

衛生委員会、産業医会議、職場巡視等の実施に関する文書

5年

02

安全衛生管理体制の整備

01

産業医又は衛生管理者等の選任又は養成に関する文書

3年

050

労働組合に関する事項

01

労働組合との締結事項

01

労働協約、協約及び覚書等の締結に関する文書

永年

02

労働組合関係の届出等

01

労働組合関係の届出等に関する文書

永年

03

労働組合との交渉

01

労働組合交渉の実施に関する文書

永年

051

旅行命令及び旅行に係る復命(他の項に属するものを除く)に関する事項

01

旅行命令及び復命

01

旅行に係る伺、旅行に係る申請、旅行に係る復命に関する文書

5年

052

時間外勤務命令に関する事項

01

時間外勤務

01

時間外勤務申請及び承認に関する文書

5年

053

職員の担当事務の決定に関する事項

01

職員の担当事務の決定

01

職員の担当事務の決定に関する文書

3年

054

事務引継に関する事項

01

事務の引継

01

事務引継に関する文書(管理者)

永年

02

事務引継に関する文書(会計管理者)

5年

03

事務引継に関する文書(事務局長、部長級の職位)

5年

04

事務引継に関する文書(課長級の職位)

3年

055

物品貸与記録に関する事項

01

被服貸与貸与

01

被服貸与台帳

返還後3年

02

更衣ロッカー貸与

01

更衣ロッカー貸与台帳

返還後3年

056

事務能率に関する事項

01

業務改善等の検討

01

業務改善に関する文書

5年

02

事務能率向上等の検討

01

職員提案に関する文書

5年

057

不当な働きかけに関する事項

01

不当な働きかけの報告

01

不当な働きかけに関する文書

5年

02

不当な働きかけに関する文書(重大なもの)

永年

058

人事関係の調査に関する事項

01

調査・実地指導等

01

人事関係調査実地指導に関する文書

10年

予算、決算及び監査に関する事項

059

予算に関する事項

01

予算編成方針

01

予算の編成方針に関する文書

5年

02

予算要求書の提出

01

予算の要求に関する文書

5年

03

要求内容の査定

01

予算査定に関する文書

5年

04

予算配当額の確認

01

予算配当予定額に関する文書

5年

05

債務負担行為の設定

01

債務負担行為の設定に関する文書

5年

06

歳出予算の流用

01

歳出予算の流用に関する文書

5年

07

予算書

01

予算書

永年

060

決算に関する事項

01

決算の調製

01

歳入歳出決算の調製に関する文書

5年

02

決算の公表

01

公表に関する文書

5年

03

決算書

01

決算書

永年

061

起債事務に関する事項

01

起債事務に関する事項

01

起債の借入に関する文書

永年

02

起債の管理に関する文書

永年

062

繰入金に関する事項

01

繰入基準に関すること

01

繰入基準に関する文書

永年

02

繰入額算定に関すること

01

繰入額算定に関する文書

永年

03

繰出依頼に関すること

01

繰入依頼に関する文書

永年

063

補助金に関する事項

01

補助金に関すること

01

補助金申請及び決定に関する文書

永年

064

未収金に関する事項

01

未収金の管理

01

未収金の発生経緯に関する文書

未収金の解消の日に係る特定日以後5年

02

調査及び記録に関する文書

未収金の解消の日に係る特定日以後5年

03

照会、報告に関する文書

未収金の解消の日に係る特定日以後5年

04

督促状の発行に関する文書

未収金の解消の日に係る特定日以後5年

05

不納欠損に関する文書

未収金の解消の日に係る特定日以後5年

065

繰越事務に関する文書

01

繰越枠の検討

01

繰越設定に関する文書

5年

02

繰越確定

01

予算の繰越承認に関する文書

5年

066

監査に関する事項

01

現金出納検査の実施に関すること

01

検査の実施に関する文書

5年

02

検査結果に関する文書

5年

02

外部監査の実施に関すること

01

外部監査の実施

5年

02

外部監査の実施結果に関する文書

5年

会計に関する事項

067

会計伝票処理に関する事項

01

会計伝票処理

01

会計伝票

10年

02

会計伝票整理、保存

01

仕分日計表

10年

068

会計帳簿の作成、保管に関する事項

01

会計帳簿作成、保管

01

会計帳簿

永年

069

契約に関する事項(建築、増改築及び建築物の解体)

01

事業実施計画、予算措置等の検討

01

事業実施計画の検討に関する文書

永年

02

予算措置に関する文書

永年

02

設計及び仕様並びに契約方法の決定

01

設計及び仕様書の作成に関する文書

永年

02

契約方法の決定に関する文書

永年

03

最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書

永年

03

施行伺い及び予定価格の設定

01

施行伺い

永年

02

予定価格調書

永年

04

入札の実施

01

入札参加条件の設定に関する文書

永年

02

入札公告に関する文書

永年

03

入札結果に関する文書

永年

05

契約の意思決定

01

契約の意思決定に関する文書

永年

06

契約の締結

01

契約の締結に関する文書

永年

07

契約の変更

01

契約の変更に関する文書

永年

08

契約の履行及び検査

01

契約の履行完了及び検査の実施に関する文書

永年

070

契約に関する事項(他の項に該当するものを除く。)

01

事業実施計画、予算措置等の検討

01

事業実施計画の検討に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

予算措置に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

仕様並びに契約方法の決定

01

仕様書の作成に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

契約方法の決定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

施行伺い及び予定価格の設定

01

施行伺い

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

予定価格調書

契約満了の日に係る特定日以後5年

04

入札の実施

01

入札参加条件の設定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

入札公告に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

入札結果に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

05

契約の意思決定

01

契約の意思決定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

06

契約の締結

01

契約の締結に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

07

契約の変更

01

契約の変更に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

08

契約の履行及び検査

01

契約の履行完了及び検査の実施に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

071

収入に関する事項

01

収入の調定

01

収入調定に関する文書

5年

02

納付・納入

01

納付・納入に関する文書

5年

02

現金の領収に関する文書

5年

03

戻出

01

戻出に関する文書

5年

072

支出に関する事項

01

支出の意思決定

01

支出の意思決定に関する文書

5年

02

支出の更正

01

支出の更正に関する文書

5年

03

支払い

01

支払依頼書

5年

02

小切手支払に関する文書

5年

03

口座振替払に関する文書

5年

04

戻入

01

戻入に関する文書

5年

073

資金前渡金の精算に関する事項

01

資金前渡の精算

01

資金前渡精算に関する文書

5年

074

有価証券の保管に関する事項

01

有価証券の保管

01

有価証券の保管に関する文書

3年

02

保管有価証券の出納

01

保管有価証券の出納に関する文書

3年

075

たな卸資産の管理に関する事項

01

たな卸資産出納

01

たな卸資産の入出庫に関する文書

5年

02

たな卸

01

たな卸に関する文書

5年

076

歳入歳出の整理に関する事項

01

歳入歳出の整理

01

歳入整理表に関する事項

5年

02

歳出整理表に関する事項

5年

077

企業出納員の事務引継の関する事項

01

企業出納員の事務引継

01

企業出納員の事務引継に関する文書

5年

078

会計検査に関する事項

01

会計事務の検査

01

会計検査に関する事項

5年

079

出納取扱金融機関に関する事項

01

出納取扱金融機関関係事務

01

出納取扱金融機関との契約に関する文書

契約期間満了の日に係る特定日以後5年

02

出納取扱金融機関検査に関する文書


財産又は物品に関する事項

080

取得する用地等の取得価格設定に関する事項

01

取得標準地価格協議

01

取得標準地価格設定協議に関する文書

永年

081

用地買収に関し必要となる官公庁との協議に関する事項

01

税務署との協議

01

税務署との協議に関する文書

永年

02

税務署への提出文書

永年

02

官公庁との協議

01

官公庁との協議に関する文書

永年

02

官公庁等への提出文書

永年

082

用地等の買収等の決定及びその経緯

01

用地の取得交渉

01

用地交渉の記録に関する文書

永年

02

契約(事業用地の寄附及び損失補償を含む。)

01

契約及び寄附に関する文書

永年

03

登記に関すること

01

登記等に関する文書

永年

04

図面に関すること

01

土地図面

永年

083

損失補償の決定及びその経緯

01

契約(借地及び損失補償に限る。)

01

契約に関する文書

永年

084

財産(不動産及び物品を除く。)の取得に関する事項

01

財産計画の策定

01

財産取得の計画に関する文書

10年

02

財産の取得

01

財産の取得に関する文書

10年

02

寄附の申込み及び取得の承認に関する文書

10年

03

寄附の使途に関する文書

10年

085

財産台帳等財産の管理に関する事項

01

財産の管理に関する記録

01

財産台帳等の管理に関する文書

財産の滅失等記録を保有する必要がなくなる日に係る特定日以後5年

086

財産の管理(境界画定、譲与又は交換)に関する事項

01

境界確定

01

申請に関する文書

永年

02

現地立会に関する文書

永年

03

立会記録・結果に関する文書

永年

02

譲与又は交換に関する文書

01

譲与又は交換の決定に関する文書

永年

087

財産の管理(目的外使用許可又は貸付に関する事項に限る。)に関する事項

01

目的外使用許可又は貸付及び信託に関すること

01

申請に関する文書

使用期間及び貸付契約期間満了の日に係る特定日以後5年

02

決定に関する文書

使用期間及び貸付契約期間満了の日に係る特定日以後5年

03

貸付に関する契約書

永年

088

財産の管理(上記の事項を除く。)に関する事項

01

所管換え、所属替えに関すること

01

決定に関する文書

永年

02

用途廃止、用途変更に関すること

01

用途廃止、用途変更に関する文書

永年

03

借受に関すること

01

借受に関する文書

借入期間満了の日に係る特定日以後5年

04

公有財産実態調査

01

公有財産実態調査に関する文書

05

火災共済に関すること

01

申請、報告に関する文書

永年

089

不動産の処分に関する事項

01

方針の決定

01

処分の契機となった文書

永年

02

処分対象物件の調査

01

処分対象物件についての調査に関する文書

永年

02

土地評価に関する文書

永年

03

契約の締結

01

入札実施に関する文書

永年

02

入札結果及び契約に関する文書

永年

03

随意契約実施に関する文書

永年

04

随意契約結果及び契約に関する文書

永年

04

登記に関する業務

01

所有権移転登記に関する文書

永年

090

物品の取得に関する事項

01

機種の選定

01

機種選定過程に関する文書

5年

02

購入による取得

01

物品の要求に関する文書(10万円未満)

3年

02

物品の要求に関する文書(10万円以上)

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

03

入札に関する文書、発注に関する文書(10万円未満)

3年

04

入札に関する文書、発注に関する文書(10万円以上)

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

05

物品の納品に関する文書(10万円未満)

3年

06

物品の納品に関する文書(10万円以上)

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

07

物品の登録に関する文書

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

03

資金前渡による物品の取得

01

物品の取得に関する決裁文書(10万円未満)

3年

02

物品の取得に関する決裁文書(10万円以上)

物品の廃棄の日以後5年

03

物品の取得と引継ぎに関する文書(10万円未満)

3年

04

物品の取得と引継ぎに関する文書(10万円以上)

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

05

検査及び受領に関する文書(10万円未満)

3年

06

検査及び受領に関する文書(10万円以上)

物品の廃棄の日に係る特定日以後5年

04

寄附による物品の取得

01

寄附の申込み及び取得の承認に関する文書

5年

02

寄附物品の受入に関する文書

5年

03

物品の登録に関する文書

5年

091

物品の管理に関する事項

01

物品の移動

01

消耗品の払出し

3年

02

物品の毀損又は亡失に関すること

01

物品毀損又は亡失の状況に関する文書

3年

02

損害賠償の審査及び賠償責任に関する文書

3年

03

損害賠償に関する文書

3年

03

物品の保管転換

01

物品の保管転換に関する文書

3年

04

物品の譲与

01

譲与の申込に関する文書

3年

02

譲与の承認に関する文書

3年

03

譲与の契約及び物品の譲与に関する文書

3年

05

備品の分類替え

01

備品の分類替えに関する文書

3年

06

物品の管理報告

01

物品の管理に関する文書

3年

02

医療機器の点検に関する文書

医療機器の廃棄の日に係る特定日以後5年

092

物品の処分に関する事項

01

物品の不用の決定

01

物品の不用の決定に関する文書

5年

業務委託等に関する事項

093

業務委託契約に関する事項

01

事業実施計画、予算措置等の検討

01

事業実施計画の検討に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

予算措置に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

仕様並びに契約方法の決定

01

仕様書の作成に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

契約方法の決定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

施行伺い及び予定価格の設定

01

施行伺い

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

予定価格調書

契約満了の日に係る特定日以後5年

04

入札の実施

01

入札参加条件の設定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

入札公告に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

03

入札結果に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

05

契約の意思決定

01

契約の意思決定に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

06

契約の締結

01

契約の締結に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

07

契約の変更

01

契約の変更に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

08

契約の履行及び検査

01

契約の履行及び検査の実施に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

094

賃貸借契約に関する事項(土地、建物)

01

事業実施計画、予算措置等の検討

01

事業実施計画の検討に関する文書

永年

02

予算措置に関する文書

永年

02

仕様並びに契約方法の決定

01

仕様書の作成に関する文書

永年

02

契約方法の決定に関する文書

永年

03

最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書

永年

03

施行伺い及び予定価格の設定

01

施行伺い

永年

02

予定価格調書

永年

04

入札の実施

01

入札参加条件の設定に関する文書

永年

02

入札公告に関する文書

永年

03

入札結果に関する文書

永年

05

契約の意思決定

01

契約の意思決定に関する文書

永年

06

契約の締結

01

契約の締結に関する文書

永年

07

契約の変更

01

契約の変更に関する文書

永年

08

契約の履行及び検査

01

契約の履行完了及び検査の実施に関する文書

永年

095

賃貸借契約に関する事項(物品)

01

事業実施計画、予算措置等の検討

01

事業実施計画の検討に関する文書

契約満了の日に係る特定日以後5年

02

予算措置に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

02

仕様並びに契約方法の決定

01

仕様書の作成に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

02

契約方法の決定に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

03

最低制限価格、低入札価格調査の設定に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

03

施行伺い及び予定価格の設定

01

施行伺い

契約満了の日の係る特定日以後5年

02

予定価格調書

契約満了の日の係る特定日以後5年

04

入札の実施

01

入札参加条件の設定に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

02

入札公告に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

03

入札結果に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

05

契約の意思決定

01

契約の意思決定に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

06

契約の締結

01

契約の締結に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

07

契約の変更

01

契約の変更に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

08

契約の履行及び検査

01

契約の履行完了及び検査の実施に関する文書

契約満了の日の係る特定日以後5年

施設及び公用車の管理、営繕に関する事項

096

施設の管理に関する事項

01

施設の管理

01

施設の管理に関する文書

5年

02

施設の使用許可等

01

施設の使用許可等に関する文書

永年

02

消防届出に関する文書

永年

03

図面に関すること

01

竣工図

永年

097

施設の営繕に関する事項

01

施設の営繕

01

施設の営繕計画に関する文書

5年

02

営繕に係る報告、記録に関する文書

5年

098

公用自動車に関する事項

01

公用自動車の運用

01

公用自動車の利用に関する文書

5年

02

通行料金に関する文書

5年

02

安全運転の管理

01

車両整備に関する文書

5年

03

保険契約

01

自動車任意保険に関する文書

5年

04

業務日誌

01

業務日誌

5年

05

業務月報

01

業務月報

5年

099

公物又は公共物の管理瑕疵に関する事項

01

公物又は公共物の管理瑕疵に関する業務

01

管理瑕疵の発生に関する文書

5年

01

管理瑕疵の対応に関する文書

5年

看護学校に関する事項

100

看護学校に関する許認可申請、届出に関する事項

01

許可申請に関する事項

01

許可申請に関する文書

永年

02

届出に関する事項

01

届出に関する文書

永年

101

教育に関する事項

01

卒業に関する事項

01

卒業及び称号授与に関する文書

永年

02

指導要録に関する事項

01

指導要録の原本及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録

20年

02

指導要録(入学、卒業等の学籍に関する記録を除く。)

5年

03

講義に関する事項

01

講義内容を明示する文書(講義要項、シラバス等)

常用(5年)

02

講義の実施を証明する文書(科目別出席簿、講義録、時間割)

5年

04

学生の異動に関する事項

01

学生の異動に関する文書

永年

05

運営会議に関する業務

01

運営会議に関する文書

10年

06

その他教育に関する事項

01

教科用図書に関する文書

5年

02

日課表(学校日誌)

5年

03

教科外活動に関する文書

5年

04

学生の指導に関する文書

5年

07

入学者選抜試験に関する業務

01

入学者の選抜及び成績考査に関する表簿

10年

02

入学者選抜試験問題及び答案

5年

03

入学願書(入学者は除く。)

5年

04

入学者の入学願書

卒業の日に係る特定日以後5年

08

学生の健康管理に関する事項

01

学生の健康診断、事後指導、各種検査に関する文書

5年

02

学生の健康相談、ストレス相談に関する文書

5年

09

学生臨地実習に関する事項

01

学生臨地実習に関する文書

5年

10

学生の進路に関する事項

01

学生の進路に関する文書

5年

11

学生の行事に関する事項

01

学生の行事に関する文書

3年

102

学生に関する事項

01

奨学金・修学資金に関する業務

01

奨学金・修学資金に関する文書

5年

02

諸費納入に関する業務

01

学生の諸費納入に関する文書

10年

03

証明書発行に関する業務

01

学生に関する証明書発行に関する文書

永年

02

学生の諸届、申請に関する文書

5年

03

学校生徒旅客運賃割引に関する文書

10年

103

教員に関する事項

01

教員に関する事項

01

職員の名簿

5年

02

出勤簿(非常勤講師)

5年

03

担当科目及び時間表

5年

04

履歴書

離職の日の係る特定日以後5年

104

図書に関する事項

01

図書に関する業務

01

蔵書目録、蔵書統計及び利用統計に関する文書

永年

02

蔵書点検、貸出に関する文書

5年

03

利用者に関する文書

3年

105

教具に関する事項

01

教具の管理に関する業務

01

機械器具、標本、模型等の教具の目録

廃棄の日に係る特定日以後5年

その他の事項

106

報道機関への情報提供に関する事項

01

報道機関への情報提供

01

インタビュー、アンケート等に関する決裁文書

5年

02

記者クラブへの情報提供

5年

107

広報に関する事項

01

広報に関する計画

01

広報の実施に関する文書

5年

02

印刷物の作成及び配布に関する文書

5年

108

ホームページに関する事項

01

ホームページに関すること

01

ホームページ運用管理の要領に関する文書

3年

02

ホームページ登載に関する文書

3年

109

危機管理に関する文書

01

防災・消防に関すること

01

災害対策に関する文書

5年

02

消防に関する文書

5年

03

その他防災、・消防に関する文書

5年

110

危機への対応に関すること(関係機関、他団体に対する支援に関するものに限る。)

01

対応(支援)案の検討

01

立案の契機に関する文書

永年

02

立案に活用した調査又は資料の収集に関する文書

永年

03

立案の検討に関する審議会、委員会等の文書

永年

04

他の行政機関との協議に関する文書

永年

05

支援策の決定過程に関する文書

永年

02

支援の実施

01

支援の実施に関する文書

永年

03

支援内容の記録等

01

支援後の記録、報告等に関する文書

永年

111

危機及び災害への対応に関する事項

01

他の機関、団体等への依頼

01

依頼に関する文書

永年

02

対応の準備

01

準備に関する文書

永年

03

予算に関する業務

01

予算に関する文書

永年

04

通知、報告

01

通知、報告等に関する文書

永年

05

実施結果に関する業務

01

対応の記録、報告等に関する文書

永年

112

電子システムの開発及び改修に関する文書

01

開発及び改修の準備

01

電子システムの検討に関する文書

システム廃止日に係る特定日以後5年

02

会議資料、説明資料

02

開発及び改修の実施

01

施行伺い、業者選定に関する文書

02

契約に関する文書

03

進行管理、履行完了に関する文書

113

電子システムの運用保守に関する事項

01

電子システムの運用

01

マニュアル等に関する文書

5年

02

運用管理に関する文書

5年

03

契約に関する文書

5年

04

進行管理、履行完了に関する文書

5年

02

電子システムの保守

01

管理要領関係文書

5年

02

マニュアル等に関する文書

5年

03

保守管理に関する文書

5年

04

契約に関する文書

5年

05

進行管理、履行完了に関する文書

5年

03

電子システムに関する許認可

01

電子システムに関する許認可に関する文書

5年

114

他の機関の発する告示等に関する事項

01

他の機関の発する告示等の受領

01

告示、公示及び公告に関する受領文書

10年

115

各種調査統計に関する事項

01

国の調査統計

01

調査統計に関する文書(重要なもの)

10年

02

調査統計に関する文書

5年

02

県の調査統計

01

調査統計に関する文書(重要なもの)

10年

02

調査統計に関する文書

5年

03

国、県機関以外調査統計

01

調査統計に関する文書(重要なもの)

10年

02

調査統計に関する文書

5年

116

各種照会回答に関する事項

01

国への照会又は回答

01

照会、回答に関する文書(重要なもの)

3年

02

照会、回答に関する文書(軽易なもの)

1年

02

県への照会又は回答

01

照会、回答に関する文書(重要なもの)

3年

02

照会、回答に関する文書(軽易なもの)

1年

03

国・県以外の機関への照会又は回答

01

照会、回答に関する文書(重要なもの)

3年

02

照会、回答に関する文書(軽易なもの)

1年

117

指令、通達に関する事項

01

指令、通達の実施に関すること

01

指令、通達の実施に関する文書

永年

02

指令、通達の受領に関すること

01

指令、通達の受領に関する文書

永年

118

通知、報告に関する事項(他の項に該当するものを除く。)

01

通知、報告の実施に関すること

01

通知、報告の実施に関する文書

3年

02

通知、報告の受領に関すること

01

通知、報告の受領に関する文書

3年

119

請願、要望等に関する事項

01

請願、要望等の実施に関すること

01

請願、要望等の実施に関する文書

5年

02

請願、要望等の受領に関すること

01

請願、要望等の受領に関する文書

5年

03

職員の諸願、要望、届出等の受領に関すること

01

職員の諸願、要望、届出等の受領に関する文書

3年

120

総務に関する事項(他の項に該当するものを除く。)

01

所属の意思決定に関すること

01

伺い定めに関する文書

3年

02

総務総括

01

総務に関する文書

3年

121

前号までに各事項に該当しない文書

01

処理に係る事案が永年保存を必要とする事項

01

永年保存を必要とする文書

永年

02

処理に係る事案が20年保存を必要とする事項

01

20年保存を必要とする文書

20年

03

処理に係る事案が10年保存を必要とする事項

01

10年保存を必要とする文書

10年

04

処理に係る事案が5年保存を必要とする事項

01

5年保存を必要とする文書

5年

05

処理に係る事案が3年保存を必要とする事項

01

3年保存を必要とする文書

3年

06

処理に係る事案が軽易なこと

01

軽易な文書

1年

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公立甲賀病院組合文書取扱規程

平成26年6月12日 訓令第9号

(平成26年7月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章
沿革情報
平成26年6月12日 訓令第9号